Anleitung für Autoren zum Einreichen von Beiträgen

Achtung: Dies sind nur einige allgemeine Hinweise zur Benutzung des ConfTool-Systems. Bitte beachten Sie insbesondere die Richtlinien Ihres Veranstalters, da diese für Sie ausschlaggebend sind.

Allgemeines

Das ConfTool-System kann für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess von Beiträgen verwendet werden als auch für die Teilnehmerregistrierung. Um auf die Funktionen des Systems zugreifen zu können, ist als erster Schritt immer ein Benutzerkonto einzurichten.

Einrichtung des Benutzerkontos

Falls Sie noch kein Benutzerkonto haben, gehen Sie bitte zur ConfTool-Einstiegsseite Ihrer Veranstaltung und wählen Sie den Link „Neu anmelden“ („Register new“). Nach dem Ausfüllen der Felder des Anmeldeformulares (Pflichtfelder sind mit einem Stern „*“ gekennzeichnet), erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit Ihren Kontendaten. Bitte geben Sie ihren vollständigen Namen, die Adresse sowie Ihre E-Mail-Adresse(n) an, da diese Angaben später für die Kommunikation mit Ihnen bezüglich Ihres Beitrags und für die Teilnehmeranmeldung benötigt werden.

Sie brauchen kein neues Benutzerkonto für jeden Beitrag einzurichten den Sie einreichen. Sie können über dasselbe Konto nicht nur für mehrere Einreichungen vornehmen, es wird später auch für die Teilnehmerregistrierung verwendet. Falls Sie bereits ein registrierter Benutzer sind, beispielsweise als PC-Mitglied oder als Gutachter, dann benutzen Sie bitte dieses Konto auch für Ihre Beitragseinreichungen.

Einloggen in das ConfTool-System

Nach der Einrichtung Ihres Benutzerkontos können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort unter „Registrierte Benutzer“ („Registered users“) anmelden. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie ein neues über den Link „Passwort vergessen“ („Forgotten your password?“) anfordern.

Abhängig vom Stand der Einreichung, der Begutachtung und dem Registrierungsprozess, werden Ihnen nach dem Einloggen unterschiedliche Optionen angeboten. Wenn Sie schon Arbeiten eingereicht haben, dann können Sie stets die Liste Ihrer Beiträge einsehen und den Stand feststellen. Für alle folgenden Aufgaben benötigen Sie ein Benutzerkonto und müssen im System eingeloggt sein.

Einreichen eines neuen Beitrags

Wählen Sie „Beitrag einreichen“ („Submit Contribution“) (Standard-Version) oder gehen Sie auf „Ihre Einreichungen“ („Your Submissions“) (Pro-Version), um die Art des Beitrags bzw. den Themen-Track auszuwählen, für den Sie Ihre Einreichung vornehmen wollen. Bitte geben Sie alle benötigten Daten Ihres Beitrags ein (Pflichtfelder sind mit Sternchen „*“ gekennzeichnet) und übermitteln Sie Ihre Daten.

Wenn eine oder mehrere Dateien für Ihren Beitrag übertragen werden müssen, dann haben Sie als zweiten Schritt die Möglichkeit, diese Datei(en) „hochzuladen“. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihren Beitrag (in der Regel) bis zur Einreichungs-Deadline aktualisieren können. Jedem Beitrag wird eine eindeutige ID als Arbeitsnummer zugeordnet, die Sie bitte als Referenz angeben, falls Sie Fragen an das Programmkomitee oder die Organisatoren haben.

Aktualisierung eines Beitrags

Bis zum Abgabetermin können Sie Ihren Beitrag überarbeiten, neue Versionen des Manuskriptes hochladen oder den Beitrag zurückziehen („withdraw a contribution“). Die letzte übermittelte Version wird für die Begutachtung berücksichtigt, sofern Sie den Beitrag nicht zuvor zurückgezogen haben.

Einsichtnahme in die Begutachtungsergebnisse

Nach dem Abschluss des Begutachtungsprozesses erhalten Sie vom Programmkomitee eine Mitteilung per E-Mail. Sie können die Ergebnisse der Begutachtung nun über das ConfTool-System einsehen. Bitte loggen Sie sich in Ihr zuvor erstelltes Konto ein, gehen Sie auf „Ihre Einreichungen“ („Your Submissions“) (Pro-Version) und wählen Sie „Review-Ergebnis“ („Review Results“). Hier finden Sie das Begutachtungsergebnis inklusive Punktzahl und Anmerkungen der Gutachter (der Umfang der dargestellten Daten ist abhängig von den Vorgaben des Programmkomitees).

Übertragung der Endversion

Sofern Ihr Beitrag angenommen wurde, erhalten Sie in der Regel die Möglichkeit eine überarbeitete Endversion („Final Version“) Ihres Beitrags abzugeben. Bitte berücksichtigen Sie die Kommentare der Gutachter und Chairs für diese Version. Die Endversion muss zudem für den Druck im Konferenzband („Camera-Ready“) geeignet sein, das heißt, es ist sehr wichtig, dass Sie die Vorlagen der Veranstalter verwenden, die Vorgaben genau einhalten und die Deadline beachten, ansonsten kann es dazu kommen, dass auch eine angenommene Arbeit nicht im Konferenzband (den „Conference Proceedings“) abgedruckt wird.

Bitte benutzen Sie das ConfTool-System für die Einreichung der Endversion Ihres Beitrags. Detailliertere Informationen erhalten Sie von den Vorsitzenden des Tagungskomitees.

Anmeldung zur Konferenzteilnahme

Für jeden angenommen Beitrag muss sich mindestens ein beteiligter Autor als Konferenzteilnehmer anmelden, um ihn vor Ort zu präsentieren. Sollte die Anmeldung nicht innerhalb des von den Veranstaltern vorgegebenen Zeitraumes erfolgen, kann Ihr Beitrag in der Regel nicht im Tagungsband aufgenommen werden.

Die Teilnehmerregistrierung erfolgt zumeist ebenfalls über das ConfTool-System. Wenn Sie bereits über ein Konto verfügen, so verwenden Sie dieses und klicken nach dem Login auf „Anmelden als Teilnehmer“ („Register as Participant“), um die Registrierung vorzunehmen. Die Teilnehmeranmeldung steht für gewöhnlich zur Verfügung, nachdem das Tagungsprogramm feststeht. Sie sollten eine entsprechende Mitteilung von den Veranstaltern erhalten.

Hinweise für Gutachter und Mitglieder des PK

Achtung: Dies sind lediglich einige allgemeine Hinweise zur Benutzung des ConfTool-Systems. Bitte beachten Sie die Richtlinien der Organisatoren Ihrer Veranstaltung, da diese bindend sind und sie einen anderen als den hier vorgestellten Ablauf vorsehen können.

Allgemeines

Das ConfTool-System ermöglicht die Einreichung und Begutachtung von Konferenz-Beiträgen. Gewöhnlich wird es auch für die Teilnehmeranmeldung eingesetzt. Sie müssen über ein Benutzerkonto verfügen, um auf die Funktionen des Systems zugreifen zu können.

Als Gutachter oder Mitglied des Programmkomitees („PK-Mitglied“) erhalten Sie normalerweise eine Einladungs-E-Mail mit Ihren Login-Details. Die Konferenz-Organisatoren geben dabei für Sie die grundlegenden Daten Ihres Benutzerkontos ein und definieren Ihre Benutzerrolle. Bitte verwenden Sie dieses Konto für alle weiteren Zugriffe auf das ConfTool-System.

Einloggen ins ConfTool-System

Nach dem Erhalt Ihrer Kontodaten gehen Sie bitte zur Login-Seite des Conftool-Systems und loggen sich mit Ihrem Benutzernamen und dem Passwort unter „Registrierte Benutzer“ („Registered Users“) ein. Sollten Sie Benutzernamen oder Passwort vergessen haben, können Sie sich die Daten über die Links rechts von den Eingabefeldern zusenden lassen.

Nach dem ersten Login gehen Sie bitte auf die Seite mit Ihren persönlichen Daten, um Ihr Konto zu aktualisieren. Bitte nutzen Sie diese Gelegenheit auch zur Eingabe eines neuen Passworts, sofern Sie das anfängliche Passwort per E-Mail erhalten haben. Klicken Sie am Ende auf „Benutzerdaten speichern“ („Submit User Data“) zur Sicherung Ihrer Änderungen.

Abhängig vom Stand der Einreichung, der Begutachtung und der Teilnehmerregistrierung bieten sich jetzt unterschiedliche Möglichkeiten. Falls Sie einen Beitrag einreichen wollen, benutzen Sie bitte ebenfalls dieses Konto, so können Interessenkonflikte bei der Zuweisung der Beiträge an die Gutachter leichter erkannt werden.

Für alle nachfolgenden Aufgaben müssen Sie eingeloggt sein.

Auswahl der bevorzugten Themengebiete

Als Gutachter oder Mitglied des Programmkomitees sollen Sie in der Regel Ihre bevorzugten Themengebiete angeben. Hierzu verwenden Sie bitte den Link „Themengebiete auswählen” („Select Priority Topics”) auf der Übersichtsseite. Diese Informationen helfen den Vorsitzenden des Programmkomitees bei der Zuordnung von thematisch passenden Beiträgen.

Gebote für bevorzugte Beiträge abgeben

(Optional, nur ConfTool Pro.)

Nach der Deadline zur Einreichung von Beiträgen werden die Konferenzorganisatoren Kontakt zu Ihnen aufnehmen, und Sie erhalten die Gelegenheit, “Gebote” für bevorzugte Beiträge abzugeben.

Bitte loggen Sie sich ein und wählen den entsprechenden Link auf der Übersichtsseite. Sie sehen dann eine Liste aller eingereichten Konferenzbeiträge (oder der Beiträge Ihres Themenbereiches/ Tracks). Hier können Sie Beiträge auswählen, die sie vorzugsweise begutachten möchten und solche, die wahrscheinlich nicht gut zu Ihren Fachgebieten passen.

Bitte nutzen Sie diese Funktion auch zur Angabe persönlicher „Interessenkonflikte“ („Conflicts of Interest"), d. h. kennzeichnen Sie Beiträge, die Sie nicht objektiv begutachten können (beispielsweise, wenn Sie an dem Projekt beteiligt waren oder wenn Sie die Autoren persönlich gut kennen).

Es ist ratsam am Bietprozess teilzunehmen, da es die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Ihnen Beiträge zugewiesen werden, die Sie interessieren. Bitte bedenken Sie, dass Sie für gewöhnlich später keine Beiträge ablehnen können, wenn sie Ihnen zur Begutachtung zugewiesen wurden.

Eingabe der Gutachten

Basierend auf den Interessengebieten der Gutachter und den Geboten, teilen die Vorsitzenden des Programmkomitees die Beiträge den Gutachtern zu. Nach der Zuteilung erhalten Sie eine E-Mail-Nachricht mit den Einzelheiten und den Abgabefristen beim Begutachtungsprozess.

Für den Zugriff auf die zugeteilten Beiträge loggen Sie sich bitte in das ConfTool-System ein und wählen „Gutachten bearbeiten“ („Edit Reviews“). Hier haben Sie Einblick in die Zusammenfassungen (Abstracts) der Beiträge und können die Manuskripte herunterladen.

Nachdem Sie die Beiträge durchgelesen haben, geben Sie bitte Ihre Gutachten direkt über den Web-Browser in die entsprechenden Begutachtungsformulare ein. Die Formulare bieten häufig unterschiedliche Kategorien zur Bewertung der Beiträge. Sie können auch die Druck-Option vom ConfTool-System verwenden, um die Zusammenfassungen der Beiträge und die Review-Formulare auszudrucken. Bitte beachten Sie, dass unterschiedliche Beitragstypen (z. B. „Full Paper“ und „Poster“) unterschiedliche Begutachtungsformulare haben können.

Bitte speichern Sie Ihr Gutachten rechtzeitig, da es ein Timeout für die Online-Sitzung mit dem System gibt (für gewöhnlich 2 Stunden), nachdem ungesicherte Eingaben verloren gehen können. Sie haben aber die Möglichkeit, Ihr Gutachten bis zur Abgabefrist zu überarbeiten.

Die Gutachten werden den Autoren erst zugänglich gemacht, wenn der Begutachtungs­prozess beendet ist und der abschließende Annahmestatus durch die Vorsitzenden des Programmkomitees entschieden wurde. Grundlage für die Annahme einzelner Beiträge sind die Bewertungen aller Gutachter.

Das Online-Forum des Programmkomitees

ConfTool Pro bietet ebenfalls ein Online-Forum, um die Beiträge und die Begutachtungsergebnisse zu diskutieren. Dieses Forum steht normalerweise nach dem Begutachtungsprozess bereit. Hier können Sie Kommentare zu allen Beiträgen und Gutachten abgeben, über die noch nicht endgültig entschieden wurde, weil sie z. B. sehr abweichende Bewertungen durch einzelne Experten erhielten.

Anmeldung zur Konferenzteilnahme

Von Gutachtern und Mitgliedern des Programmkomitees wird meist erhofft, dass sie auch an der Konferenz teilnehmen. Bitte benutzen Sie Ihr ConfTool-Benutzerkonto für die Registrierung zur Konferenzteilnahme, sobald die Registrierungsphase begonnen hat.